Beim Thema Newsletter hat sich durch DSGVO oder DSG-EKD eigentlich nicht viel geändert. Die Einführung dieser Gesetze zwingt aber dazu, bewusster mit den Daten umzugehen, die uns anvertraut sind. Im Bezug auf den Newsletter heißt dies: Nur an Menschen versenden, die ihn ausdrücklich bekommen wollten. Vorsichtig und transparent mit den Daten umgehen, die Ihnen die Adressaten für diesen Zweck anvertrauen. Und zwar nachvollziehbar.
Es kommt nicht darauf an, ob Sie der Meinung sind, dass Ihr Newsletter anderen gut tut :-) – und Sie damit automatisch das Recht hätten, alle Ihnen zur Verfügung stehenden Mailadressen dafür zu nutzen. Im Gegenteil: Sie brauchen die explizite Zustimmung schriftlich bzw. per doppelter Anmeldung ("double opt-in") – Sie müssen die Anmeldung und die Nutzung der Daten später bei Bedarf in jedem einzelnen Fall nachweisen können.
Das heißt auch: alle Mailadressen, die Sie selber zu Ihren Listen (zugefügt haben oder zufügen, ohne die schriftliche Zustimmung der Adressaten dokumentieren zu können), werden von Ihnen illegal verwendet!
Das heißt auch: alle Mailadressen, die Sie selber zu Ihren Listen (zugefügt haben oder zufügen, ohne die schriftliche Zustimmung der Adressaten dokumentieren zu können), werden von Ihnen illegal verwendet!
Wir empfehlen daher:
- Alle Adressaten, die nicht nachweisbar den Newsletter bestellt haben, müssen noch einmal aktiv sagen, dass sie den Newsletter erhalten möchten. Ein Hinweis: "Wenn Sie den Newsletter nicht mehr bekommen wollen, klicken Sie hier" ist nur dann rechtgemäß, wenn die Daten vorher rechtgemäß erhoben wurden. Haben Sie die Mailadressen selber zusammengestellt, müssen die Nutzer aktiv werden und Ihnen Name und Mailadresse noch einmal schriftlich geben. Bewahren Sie sich zu Zustimmung auf – Sie müssen sie jederzeit dokumentieren können.
- Sie brauchen eine eigene Datenschutzerklärung für Ihren Newsletter, der offen legt, was Sie mit den erhobenen Daten machen, dass Sie sie nur für diesen Zweck nutzen, dass Sie jederzeit über die gespeicherten Daten Auskunft geben können und dass sie jederzeit wieder gelöscht werden können. Diese Datenschutzerklärung können Sie auf Ihrer Website hinterlegen und in jedem Newsletter per Link zugänglich machen.
- Lassen Sie die Finger von "Rundmails" per Outlook oder einem anderen Mailprogramm. Das geht nur bei internen Mailings (an den KGR, an Chormitglieder o.ä.). Selbst wenn Sie die Absender verbergen – Sie können auf diese Weise Ihrer Nachweispflicht nicht nachkommen.
- Zustimmung und Nutzung der Daten müssen Sie jederzeit dokumentieren können. Das geht am besten über professionelle Newslettersysteme.
- Wenn Sie einen Newsletterservice vom freien Markt nutzen wollen, achten Sie darauf, was der Service mit Ihren Mail-Daten macht. Und achten Sie darauf, wo die Server dafür stehen – natürlich in Deutschland. Zudem muss der Dienstleister einen AV-Vertrag mit Ihnen abschließen.
Wir bieten gerne unsere Unterstützung an: ein fertiges Newslettersystem mit dem Sie auch bisher schon allen gesetzlichen Bestimmungen einhalten konnten. Das Programm wurde extra für kirche-hamburg erstellt und auf den Bedarf von Kirchengemeinden und kirchlichen Einrichtungen abgestimmt.
Wenden Sie sich gern an uns: hilfe@kirche-hamburg.de
Wenden Sie sich gern an uns: hilfe@kirche-hamburg.de